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INTITULE DU POSTE : ARCHIVISTE

Sous l’autorité du Responsable Administratif et Financier, l’Archiviste est chargé(e) de l’organisation, de la conservation et de la sécurisation du patrimoine documentaire de LE PELERIN S.A.

MISSIONS PRINCIPALES :

Mettre en place, organiser et actualiser le système d’archivage physique et électronique de l’institution (dossiers clients, personnel, comptables, juridiques, gouvernance, etc.)
Assurer la collecte, le tri, le classement, la description, la numérisation, l’indexation, le conditionnement, la conservation et, le cas échéant, la destruction sécurisée des documents arrivés en fin de vie réglementaire
Garantir la traçabilité, l’intégrité, la confidentialité et l’accessibilité rapide des documents et informations archivés pour l’ensemble des services utilisateurs
Veiller au respect des exigences réglementaires et normatives applicables en zone CEMAC (COBAC, fiscalité, droit du travail, gouvernance, protection des données) en matière de gestion documentaire
Participer à la mise en œuvre et au suivi de la dématérialisation (numérisation, nommage, classement des fichiers, indexation, sauvegardes, archivage électronique)
Élaborer, diffuser et mettre à jour les procédures, plans de classement, tableaux de tri et calendriers de conservation relatifs à la gestion documentaire et aux archives

COMPETENCES REQUISES :

Techniques :
- Excellente maîtrise des principes, méthodes et normes modernes d'archivistique et de records management : tri, classement, description, conservation, versement et élimination des documents.
- Capacité à concevoir, mettre en œuvre et actualiser un plan de classement, des tableaux de gestion, des calendriers de conservation et des procédures d'archivage.
- Bonne connaissance du cadre réglementaire applicable en zone CEMAC (COBAC, fiscalité, droit du travail, protection des données), notamment en matière de durées légales de conservation, de confidentialité et de contrôle des archives.
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), des solutions de gestion documentaire et d'archivage électronique (GED, numérisation, bases de données).
- Sens de l'organisation et rigueur dans la gestion de volumes importants de documents, la tenue des inventaires et la structuration des espaces et flux d'archives.

Autres Missions et Activités :

Organiser et gérer les espaces d'archivage (salles, rayonnages, étiquetage) et tenir à jour les registres, inventaires, bases de données et outils de suivi des archives (mouvements, prêts, retours, consultations).
Appuyer les différents services (crédit, caisse, comptabilité, RH, juridique, audit interne, gouvernance, etc.) dans la recherche et la consultation des dossiers, en facilitant l'accès à l'information.
Sensibiliser et former, le cas échéant, le personnel aux bonnes pratiques de gestion documentaire, d'archivage et de respect de la confidentialité et de la protection des données.
Produire des rapports périodiques sur l'état des archives, proposer des améliorations du dispositif et exécuter toute autre tâche en lien avec sa fonction confiée par la hiérarchie.

Comportementales :

Sens élevé de la rigueur, de l'organisation et du respect des procédures internes.
Intégrité morale, discrétion et respect strict de la confidentialité des informations traitées.
Esprit d'analyse, de synthèse et d'initiative, avec la capacité de proposer des améliorations dans le système d'archivage.
Aptitude à travailler de manière autonome tout en collaborant efficacement avec plusieurs services et interlocuteurs.
Bon relationnel, sens du service et pédagogie pour sensibiliser et accompagner le personnel sur les bonnes pratiques de gestion documentaire.

PROFIL :

Homme ou femme, âgé(e) idéalement de 25 à 45 ans
Être titulaire au minimum d’un diplôme de niveau Bac+2 / Bac+3 en Archivistique, Gestion de l’information documentaire, Bibliothéconomie, Sciences de l’information, Records Management ou tout autre diplôme équivalent
Justifier d’une expérience professionnelle pertinente d’au moins 2 à 3 ans dans la gestion des archives ou de la documentation, de préférence en institution financière (banque, EMF, assurance), administration ou environnement fortement réglementé
Avoir une bonne connaissance du secteur de la microfinance ou bancaire en zone CEMAC, constituant un atout important
Disposer idéalement d’une formation complémentaire en gestion des risques, conformité ou réglementation financière (CEMAC/COBAC)
Maîtrise du français (écrit et oral) ; la connaissance de l’anglais ou d’une langue locale est un atout
Fait preuve de disponibilité et de mobilité pour des missions dans les agences ou points de service de l’institution.

MODALITES DE CANDIDATURE :

Les dossiers complets seront envoyés à l’adresse mail hcm.recruit@lepelerin.com, avec en objet : « Candidature au poste d’ARCHIVISTE », ou à déposer au siège de l’institution, sous pli fermé, au plus tard le 28 février 2026.

NB :
i. Seuls les(les) candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s pour la suite du processus de recrutement.